Tietosuojakäytännöt

As Oy Rommakko
Rommakkokatu 5
FI-90120 OULU FINLAND

(Myöhemmin ”taloyhtiö”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme asukkaistamme, osakkeenomistajista tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Ari Kannasmaa
As Oy Rommakko
Rommakkokatu 5 B 20
FI-90120 OULU FINLAND
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. / 0445790120

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Asukasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka taloyhtiön ja asukkaan/osakkeenomistajan välisen asumis-/omistussuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Asukas- ja käyttäjärekisterin ylläpito

  • Sähköinen asukasviestintä

  • Taloyhtiön tarjoamien palvelujen ylläpito (saunavuorot, autopaikat) sekä niistä perittävien korvaus- ja panttimaksujen seuranta.

  • Sähköisten palvelujen ylläpito (WWW -sivut, sivujen käyttöoikeudet)

  • Asukaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteriä ei tässä vaiheessa ole käytössä

Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

Asukasrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

  • demografiatiedot, kuten syntymäaika, muuttopäivä,

  • mahdolliset luvat ja suostumukset

  • asukas-/omistajasuhdetta koskevat tiedot, kuten, huoneistotiedot,

  • käyttömaksuihin liittyvät yksilöivät tiedot, kuten nimi, varauksen laatu, varaukse aika

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteriä ei tässä vaiheessa ole käytössä

Säännönmukaiset tietolähteet

Asukasrekisteri

jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,

  • rekisterinkäsittelijän (esim. taloyhtiö) tai toimihenkilön (esim. hallituksen jäsen) syöttäminä

  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

  • Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

 

VRK/Väestötietojärjestelmästä,
Postin osoitetietojärjestelmästä,
puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä
ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteriä ei tässä vaiheessa ole käytössä

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Ellei rekisteröity ole kirjautuneena käyttänyt taloyhtiön sähköisiä palveluita tai avannut uutiskirjeitä viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana, ja käyttäjän asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan isännöinnistä vastaavalle taholle (Kiinteistö Tahkola Oy | 2019) sekä huollosta vastaavalle taholle (Kiinteistöhuolto Jurvelin Oy | 2019). Lisätietoja molempien yritysten tietosuojakäytännöistä löytyy yritysten nettisivuilta.

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

As Oy Rommakko
Rommakkokatu 5
FI-90120 OULU FINLAND
tai sähköpostitse osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti ottamalla yhteys taloyhtiön hallituksen puheenjohtajaan.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.. Tämä oikeus astuu voimaan siinä tapauksessa että rekisterinpitäjä ottaa käyttöön markkinointirekisterin. Tässä vaiheessa rekisteriä ei ole.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja [Veerkko24 -palveluntarjoaja].

 

PÄIVITYSHISTORIA
Päivä Tehtävä Tekijä
2018-05-20 Luotu Ari Kannasmaa
2018-12-26 Päivitetty   Ari Kannasmaa | Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.